2019新余市学生常见病调查数据录入说明

一、数据录入软件说明

此次调查使用的数据录入软件为EPIDATA 3.1中文版,此软件需要安装在WINDOWS系统中,软件安装空间需求低,该软件安装后占用空间加上此次调查需要的数据文件仅需5M字节。

1、软件下载、安装

EPIDATA 3.1中文版软件下载页面为:http://www.jxxycdc.com/xiazai.htm,按网页提示进行下载,下载后直接打开进行安装,按提示操作直到安装完成。

下载页面

安装首界面

2、软件初始设置:

打开EPIDATA 3.1软件(必要时须以管理员方式运行),点击“文件”菜单中的“选项”栏

出现“选项”窗口,下列图1-5为可正常使用的选项参数配置

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3                              4

5

5点击“相关文件类型”按钮后,可通过点击EPIDATA的数据文件方式直接由该EPIDATA软件打开,如同打开WORD文档方式一样。“去除相关文件”则反之。如果此操作后仍无法直接打开数据文件,则建议以管理员方式打开EPIDATA软件后再进入“选项”窗口进行“相关文件类型”设置。

二、数据录入文件下载使用

1、下载数据录入文件

数据录入文件已按人员编号打包生成单独压缩包,下载地址同EPIDATA 3.1软件下载地址:http://www.jxxycdc.com/xiazai.htm按提示下载对应文件。

2、解压及确认录入数据文件

下载的压缩包文件可解压至WINDOWS系统的“桌面”或“文档”中,或者电脑的本地硬盘中,不建议解压文件到优盘,但优盘做为数据文件备份或转移使用。

在解压后的文件夹中,第一级文件夹名称为所下载的文件名的中文名称,如下载了“[分宜县(05)]压缩包文件,则解压后的文件夹名称为“(05)2019分宜县学生健康数据库”,进入该文件夹中,将会显示“第一次录入”、“第二次录入”两个文件夹,选择其中一个进入,其下会出现各表对应的文件夹,按录入的调查表进入相应文件夹(如下图)。

进入相应文件夹后请确认至少存在三个同名文件,但扩展名分别为“REC”、“CHK”、“QES”文件(如下图),其中“REC”文件即需要进行操作的记录数据文件,“CHK”文件为在“REC”文件中对输入的数据进行实时质控(实时校验录入数据的是否正确、某项数据是否需要录入等功能)的文件,输入数据时,“REC”文件及相应的“CHK”文件必不可少,并且是一一对应的。QES文件是原始调查表文件,相当于“REC”文件的原始设计文件。可通过“QES”文件生成或更新“REC”文件。

3、数据录入

通过WINDOWS文件资源管理器中打开相应的记录数据“REC”文件,或者打开EPIDATA软件后在软件菜单中打开“REC”文件。打开后界面如下:

按照窗口下方的状态栏提示规范输入数据,需要注意的是,输入数字、日期、时间时,若需要输入符号,均应为英文标点符号,不能为中文标点符号。

三、数据录入结束后检验

可靠性检验:需要下载可靠性检验文件,点击此处下载并解压缩到文件夹,建议放置在windows桌面。

因某些原因,如正在数据输入某条数据中间,因有其它事情直接关闭了录入软件,未触发“CHK”文件的检验功能,在下次打开时,又直接新建录入下一条记录,导致前次录入数据未经检验,因此,在录入结束后,需要进行可靠性校验,按下图进入“可靠性校验”操作。

选择录入数据的文件及下载的“CHK”校验文件即可进行可靠性校验,对于发现的错误,校验结束会提示错误的数量及具体错误位置,请按给出的信息进行相应修改,修改结束后,需要再次进行“可靠性校验”操作,直到出现提示检验无误。

一致性校验:

此校验操作用于调查表双录入后的差异比对,如下图进入此项功能操作。

选择两次录入的相同调查表数据文件,即可进行一致性检验,检验结果信息会统计两个数据文件的相关信息,及不一致的统计具体信息,此一致性检验输出信息需要保存为文件,根据此信息文件内容进行数据校对。比对后的数据统一在第二次录入的数据文件中进行修订。

四、数据文件打包传送

对于通过了可靠性校验及一致性比对后修订好的数据文件,要对整个数据录入文件夹使用加密压缩方式打包为一个压缩文件(加密的密码为jxxycdc@189.cn),通过电子邮箱发送至jxxycdc@189.cn,并请在邮件正文中说明在哪几个编号的哪几个调查表的第几次录入库中录入了最后一次修订好的数据。

五、其他要求

为方便第二次录入,对于第一次录入的原始纸质调查表,若出现必须填写但未填写的数据项,请录入人员用笔在纸质表上做好钩选或标注,比如选项中仅有“是”或“否”,填表人未填入选项,录入人员请根据该问题的题意,若默认为“否”,用笔在“否”上钩选,默认为“是”,则用笔在“是”上钩选,再在数据文件中录入。同样的,对于字迹模糊或辨识不清的,录入人员应该用笔在字迹旁标注清楚,对于选项选择错误的以至于数据无法录入的,应当在填写错误处标记,并在适当位置标注正确选项。

省级要求对于数据录入要求同一个数据输入二次后,再进行一致性检验,因条件有限,请大家在一台电脑做一致性检验,出来结果后,在另一台电脑上以纸质调查表为准对电脑提示错误的数据进行修订,建议在修订前对已录入的数据打包备份一份,然后再进行修订。通常情况下修订后数据再进行一次可靠性检验即可。

六、流程图  

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